Warum gerade Dokumente ein Schlüssel zur digitalen Transformation sind

Wer bei Digitalisierung an hippe Start-ups, automatisierte Chatbots oder KI-generierte Vertriebsstrategien denkt, übersieht ein zentrales Thema:
Dokumente.

Ob Rechnungen, Verträge, Anträge oder Bescheide – in fast jedem Unternehmen sind sie das Rückgrat der operativen Prozesse.
Vor allem in der Banken- und Versicherungswelt, im öffentlichen Sektor und überall dort, wo Regularien, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit zählen.

Doch während neue Tools Einzug halten, bleibt ein Bereich oft erstaunlich analog:
Die Dokumentenverarbeitung.

In dieser Podcastfolge von Business & Impact Unplugged wird klar:
Die Art, wie wir heute mit Dokumenten umgehen, ist nicht nur ein Kostentreiber – sondern auch ein Wettbewerbsnachteil.
Und gleichzeitig eine riesige Chance.

Denn wer Prozesse rund um Inputmanagement, Dunkelverarbeitung und E-Akten clever denkt, kann nicht nur Millionen sparen, sondern auch für Mitarbeitende und Kunden echten Mehrwert schaffen.

Genau das zeigen Nico Greiner, Niels Sanders und Christopher Diesel von der PPI AG.
Drei Experten, die Digitalisierung nicht nur technisch, sondern strategisch und sichtbar denken.
Und die ein trockenes Thema wie Dokumentenverarbeitung auf LinkedIn in eine echte Erfolgsstory verwandelt haben.

Was sie anders machen?
Das erfährst Du in diesem Artikel – Schritt für Schritt.

Die 120-Milliarden-Euro-Frage – und was sie mit Digitalisierung zu tun hat

Wenn man über Bürokratie in Deutschland spricht, kommt man an einer Zahl nicht vorbei:
120 Milliarden Euro – so hoch schätzt der Staat den jährlichen Aufwand für Verwaltung und papierbasierte Prozesse.

Eine gigantische Summe, die sich in Aktenordnern, Formularen und langsamen Abläufen manifestiert.
Und ein systemisches Problem, das sich durch nahezu alle Branchen zieht – von der gesetzlichen Krankenversicherung bis zur Förderbank.

Genau hier setzt PPI an. Das Team rund um Nico Greiner hilft Unternehmen dabei, ihre dokumentengetriebenen Geschäftsprozesse nicht nur zu digitalisieren, sondern komplett zu transformieren.

Denn Digitalisierung heißt nicht: Papier scannen und in PDFs ablegen.

Es bedeutet:

• Prozesse neu denken
  
  
• Medienbrüche vermeiden
  
  
• manuelle Eingriffe reduzieren
  
  
• und Entscheidungen datenbasiert vorbereiten
  
  

Der zentrale Begriff dabei: Dunkelverarbeitung.

Gemeint ist damit: Ein Vorgang – zum Beispiel ein Antrag, eine Schadenmeldung oder eine Adressänderung – wird vollständig automatisiert verarbeitet, ohne dass ein Mensch eingreifen muss.

Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt für bessere Kundenerlebnisse, entlastet Mitarbeitende und senkt Kosten.
Und ganz nebenbei: Wer schneller verarbeitet, reduziert auch die Widerrufsquoten – ein Faktor, der in der Versicherungswelt bares Geld bedeutet.

Von „Monkey Work“ zur Wertarbeit

In der Folge fällt ein Begriff, der hängen bleibt:
Monkey Work.

Gemeint ist die manuelle Übertragung von Daten aus einem Formular in ein System.
Das Sichten von PDF-Anhängen.
Das Nachverfolgen eines papierbasierten Vorgangs durch verschiedene Abteilungen.

All das bindet qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – für Aufgaben, die automatisierbar sind.

Die Vision von PPI: Menschen sollen sich auf Entscheidungen, Strategie und Kundenkommunikation konzentrieren. Nicht auf Copy-Paste.

Das ist keine Zukunftsmusik. Das ist umsetzbare Realität – wenn Unternehmen bereit sind, ihre Prozesse ehrlich zu hinterfragen.

Sichtbarkeit im B2B – wie PPI LinkedIn strategisch nutzt

Viele Unternehmen wissen:
LinkedIn ist längst mehr als ein Karrierenetzwerk.

Doch was passiert, wenn man als IT-Dienstleister aus der Finanzwelt nicht nur Expertise zeigt – sondern Haltung, Humor und Disziplin?

Nico Greiner, Niels Sanders und Christopher Diesel machen genau das.
Sie bespielen LinkedIn nicht nur regelmäßig – sondern systematisch. Und vor allem: sichtbar.

Dabei ist Nico Greiner mit seinem Format als „Dokumentenkanzler“ zur Branchenfigur geworden. Was als interner Gag startete, wurde zum strategischen Markenzeichen. Mit einem einzigen Video erzielte das Team über 880.000 Views – rein organisch.

Doch Sichtbarkeit auf LinkedIn ist bei PPI kein Zufall. Sie folgt einem klaren Prinzip:

Die LinkedIn-Strategie von PPI – 5 Dinge, die funktionieren

1. Tägliche Beiträge aus dem Team
   Unterschiedliche Perspektiven auf dieselben Themen – abgestimmt, nicht redundant.
   
   
2. Fachlichkeit mit Storytelling verbinden
   Kein reines Produktemarketing. Sondern Geschichten, Erfahrungen und Beispiele aus dem Projektalltag.
   
   
3. Kampagnenweise posten
   Themen wie Inputmanagement, Outputmanagement oder E-Akte werden über Wochen hinweg in Kampagnen aufbereitet.
   
   
4. Redaktionsplanung wie im Sport
   Ein wöchentliches Check-in, klare Rollenverteilung – wie bei einem eingespielten Handballteam.
   
   
5. Videos, die nicht glattgebügelt sind
   One-Takes, ehrliche Anekdoten, Mut zur Unperfektion – genau das schafft Nähe.
   
   

Der Effekt?
– Sichtbarkeit in einer Branche, die sonst selten online stattfindet
– Gespräche auf Messen, die schon beim Betreten des Standes beginnen
– stille Leser, die sich Monate später melden und ein Projekt starten

Personal Branding in konservativen Branchen

Was an PPI besonders ist:
Sie verdienen ihr Geld nicht mit LinkedIn.
Sondern mit komplexen IT-Projekten im Finanz- und Versicherungswesen.

Und genau deshalb ist ihr Ansatz so glaubwürdig.
Sie machen LinkedIn nicht zum Selbstzweck – sondern zum Vehikel, um Vertrauen aufzubauen.

Denn:

„Die Kunden glauben den Menschen. Nicht dem Logo.“

Ein Satz, der in der Folge mehrfach durchklingt. Und der zeigt, warum Dokumentenverarbeitung Digitalisierung eben nicht nur ein technisches, sondern auch ein kommunikatives Thema ist.

Digitalisierung trifft Kultur – warum Haltung entscheidend ist

Wenn man mit Beratern über Digitalisierung spricht, geht es oft um Tools, Prozesse und ROI.
Mit den drei PPI-Experten geht es um mehr.

Sie sprechen über Verantwortung. Über Unternehmenskultur. Und über den Mut, neue Wege zu gehen – auch wenn das Umfeld konservativ tickt.

Denn Banken und Versicherungen gelten nicht ohne Grund als zurückhaltend.
Und genau deshalb ist das, was Nico, Niels und Christopher tun, so bemerkenswert.

Sie zeigen:

• dass man konservative Strukturen nicht mit Druck, sondern mit Geduld verändert
  
  
• dass Digitalisierung nicht nur ein Projekt, sondern ein Mindset ist
  
  
• dass sich Humor und Fachlichkeit nicht ausschließen müssen
  
  

Die drei sprechen offen über Widerstände, über Unsicherheiten bei Kunden – und auch über den eigenen Wandel:
vom Berater im Nadelstreifen zum sichtbaren Experten mit klarer Stimme.

Digitalisierung heißt auch: weniger Fax

Ein Schmunzler im Podcast:
Die Bundesregierung hat den Faxdienst bis 2029 neu ausgeschrieben.

Was wie ein schlechter Witz klingt, ist Alltag in vielen Verwaltungen – und eine bittere Erinnerung daran, dass Digitalisierung in Deutschland oft an Kapazitäten scheitert.

PPI begegnet diesem Problem mit einem klaren Angebot:
Dienstleistung statt Software.

Statt Software zu verkaufen, die Kunden selbst implementieren müssen, bietet PPI Services mit messbarem Output – etwa pro verarbeitetem Dokument, Attribut oder Geschäftsfall.

Das reduziert Einstiegshürden.
Und bringt schnelle Ergebnisse.

LinkedIn als Dauer-Messe mit Licht

Ein schönes Bild von Nico Greiner bleibt hängen:

„LinkedIn ist wie eine Messe – nur mit Licht, das immer an ist.“

Wer heute nicht sichtbar ist, findet schlicht nicht statt.
Und wer glaubt, sich Sichtbarkeit „sparen“ zu können, verpasst nicht nur neue Kunden, sondern auch neue Mitarbeitende.

Denn Employer Branding funktioniert nicht mehr über Obstkörbe – sondern über Haltung.

PPI lebt das vor. Mit Authentizität, Disziplin und einem klaren Fokus auf Wirkung.

Fazit und Takeaways aus dem Gespräch mit PPI

Die Podcastfolge mit Nico Greiner, Niels Sanders und Christopher Diesel ist mehr als ein Gespräch über Dokumentenprozesse.
Sie ist ein echtes Lehrstück darüber, wie Digitalisierung, Sichtbarkeit und Unternehmenskultur zusammenspielen – gerade in Branchen, die bisher nicht für Veränderungsfreude bekannt waren.

Was wir von den dreien lernen können, ist hochgradig relevant für alle, die im B2B-Bereich unterwegs sind.
Egal ob du im Vertrieb, in der IT, im Marketing oder in der Geschäftsleitung arbeitest:
Wenn du Prozesse digitalisieren willst und Sichtbarkeit erzeugen musst – hör dir diese Folge an.

Die wichtigsten Takeaways aus dem Gespräch

• Digitalisierung beginnt bei den Dokumenten
  Wer Prozesse effizient machen will, muss verstehen, wie Informationen ins Unternehmen kommen – und wie sie verarbeitet werden.
  
  
• Dunkelverarbeitung ist der Gamechanger
  Nicht nur weil sie Kosten spart, sondern weil sie den Menschen wieder Zeit für echte Arbeit verschafft.
  
  
• LinkedIn wirkt – wenn man es ernst meint
  Sichtbarkeit ist kein Zufall, sondern das Ergebnis von Disziplin, Haltung und Klarheit in der Kommunikation.
  
  
• Employer Branding ist längst Chefsache
  Wer junge Talente gewinnen will, braucht mehr als Stellenausschreibungen – er braucht Persönlichkeit.
  
  
• Fachlichkeit + Entertainment = Wirkung
  Die Kombination aus Expertise und Menschlichkeit funktioniert. Gerade in konservativen Branchen.
  
  
• Mut wird belohnt
  Der „Dokumentenkanzler“ war am Anfang ein mutiger Schritt – heute ist er ein Synonym für Kompetenz und Sichtbarkeit.
  
  

Was du jetzt tun kannst

• Schau dir an, wie du Dokumentenprozesse in deinem Unternehmen smarter gestalten kannst
  
  
• Prüfe, wie du auf LinkedIn aktuell sichtbar bist – und wie du dein Profil strategisch ausrichten kannst
  
  
• Teile diesen Artikel mit jemandem, der sagt: „Bei uns ist das Thema zu trocken für LinkedIn“
  
  

Denn: Kein Thema ist zu trocken – wenn es von Menschen mit Haltung erzählt wird.

Danke an Nico, Niels und Christopher für dieses ehrliche, unterhaltsame und inspirierende Gespräch.
Und danke an dich fürs Lesen.

Wenn du Fragen hast oder selbst einen Beitrag zur Digitalisierung in deinem Unternehmen leisten willst – melde dich gern.

Der nächste Schritt beginnt mit einem Gespräch.