KI Integration im Unternehmen - Interview mit Ingo Köhler

Warum KI-Projekte scheitern, bevor sie starten – und wie Du es besser machst

Zwischen Hype und Realität – wo Unternehmen wirklich stehen

Der Druck ist da.

Künstliche Intelligenz dominiert jede Konferenz, jede Fachzeitschrift, jeden Strategie-Call.
Doch während einige Unternehmen schon mit automatisierten Prozessen, Bots und Analysemodellen arbeiten, herrscht in vielen Betrieben noch eine ganz andere Realität.

Verteilte Daten.
Alte Tools.
Abteilungs-Silos.
Und das Gefühl: Wir müssten eigentlich – aber wir wissen nicht, wie.

In dieser Podcastfolge spreche ich mit Ingo Köhler, CMO der Trevi AI GmbH, über genau diesen Punkt:
Wie Unternehmen KI wirklich integrieren können – ohne sich zu überfordern.

Ingo ist kein Entwickler. Und das ist seine Stärke.
Er versteht, wie Marketing, Prozesse und Systeme zusammenspielen – und was passieren muss, bevor KI überhaupt einen Mehrwert liefern kann.

Der größte Irrtum – KI ist kein Plug-and-Play

Viele Unternehmen unterschätzen, was es bedeutet, KI ins eigene System zu holen.
Denn KI ist kein Tool, das man wie eine App installiert und dann „mal schaut, was passiert“.

Ingo bringt es auf den Punkt:
„Ein schlechter Prozess wird nicht besser, nur weil du versuchst, ihn zu automatisieren.“

Und genau das passiert gerade ständig.
Unternehmen implementieren Bots, bauen Chat-Oberflächen oder testen Analysemodelle – ohne vorher grundlegende Fragen zu klären:

• Wie sauber sind unsere Daten?
  
  
• Welche Prozesse sind aktuell dokumentiert – und welche nicht?
  
  
• Wer hat eigentlich Zugriff auf was?
  
  
• Und wie sprechen die Systeme miteinander (wenn überhaupt)?
  
  

Das Ergebnis:
Es wird auf ein Fundament gebaut, das nie für Automatisierung gedacht war.
Und das führt zwangsläufig zu Frust – bei allen Beteiligten.

KI Integration beginnt mit einem ehrlichen Blick nach innen

Die Lösung beginnt nicht bei der Technik.
Sie beginnt im Kopf – und dann in der Organisation.

Was Unternehmen brauchen, ist kein „KI-Projekt“.
Was sie brauchen, ist ein strukturiertes Vorgehen, das erstmal genau hinschaut:

• Welche Tools nutzen wir bereits – und wie gut?
  
  
• Welche Daten liegen wo?
  
  
• Wie viel Redundanz gibt es in unseren Prozessen?
  
  
• Welche Aufgaben sind repetitiv, zeitaufwändig, aber strukturiert?
  
  
• Und: Was genau erwarten wir eigentlich von KI?
  
  

Erst wenn diese Fragen geklärt sind, kann die Auswahl der Technologie sinnvoll passieren.
Und genau das macht den Unterschied zwischen einem KI-Hype-Projekt – und echter KI Integration im Unternehmen.

Ordnung vor Intelligenz – warum Datenstrukturen entscheidend sind

Einer der spannendsten Sätze aus dem Gespräch mit Ingo war:
„Die KI ist erstmal doof.“

Was auf den ersten Blick provokant klingt, trifft einen zentralen Punkt:
Künstliche Intelligenz ist nur so schlau wie das, was man ihr gibt.
Und das bedeutet: Wer KI einsetzen will, muss seine Daten verständlich, strukturiert und vollständig liefern.

Ein Beispiel:
Wenn ein Bot beim Auslesen von Kundeninformationen eine Hausnummer immer als Datum interpretiert – dann liegt das Problem nicht an der KI, sondern an den Daten, mit denen sie gefüttert wurde.

Trevi AI arbeitet daher mit einem eigenen „Orchestrator“ – einer zentralen Plattform, an die sämtliche Tools, Systeme und Datenbanken eines Unternehmens angeschlossen werden können.
Erst wenn diese Schnittstellen definiert sind, entsteht ein sogenanntes „virtuelles Gehirn“, das wirklich in der Lage ist, intelligent zu agieren.

Wie sieht ein echtes KI-System im Unternehmen aus?

Ingo beschreibt das System von Trevi AI als zentrale Plattform, die sich an bestehende Tools andockt – statt alles neu zu bauen.

Beispielhafte Anbindungen:

• CRM-Systeme wie HubSpot oder Salesforce
  
  
• ERP-Lösungen wie SAP
  
  
• Kollaborationstools wie Microsoft Teams
  
  
• Telefonanlagen, E-Mail-Dienste, Ticket-Systeme
  
  
• Externe Datenquellen und Prozessdatenbanken
  
  

Das Herzstück:
Trevia – ein KI-Bot, der über sechs Kommunikationskanäle ansprechbar ist, darunter:

• Chat
  
  
• Telefon
  
  
• WhatsApp
  
  
• E-Mail
  
  
• Messenger
  
  
• Sprachassistenten
  
  

Trevia versteht Kontexte, kennt die verbundenen Datenquellen und kann Informationen situationsabhängig ausspielen.
Sie erkennt:
Ist der Anfragende ein Kunde oder Mitarbeitender?
Was wurde zuletzt angefragt?
Welcher Prozess ist gerade aktiv?

So entstehen echte digitale Serviceschnittstellen, die funktionieren – ohne ständige Rückfragen, Eskalationen oder manuelle Nachbearbeitung.

KI intern denken – Effizienz beginnt beim eigenen Team

Was viele Unternehmen unterschätzen:
Die größten Hebel für KI Integration liegen oft nicht beim Kunden – sondern intern.

Ingo beschreibt eindrücklich, wie Unternehmen mit Tausenden Mitarbeitenden tagtäglich unter einer Last aus Informationslücken, Suchaufwand und unklaren Prozessen leiden.

Ein interner Bot wie Trevia kann hier zum Gamechanger werden:

• Eine Frage zur Urlaubsregelung?
  
  
• Der aktuelle Onboarding-Prozess?
  
  
• Die richtige Ansprechperson für ein Thema?
  
  

Statt langem Scrollen durch Intranets oder Rückfragen per E-Mail beantwortet ein integrierter KI-Bot solche Anfragen sofort – und dokumentiert sie auf Wunsch gleich mit.

Das entlastet HR, IT und alle internen Supportbereiche – spart Zeit, reduziert Reibung und schafft Kapazitäten für echte Projekte.

KI in der Kundenkommunikation – wie moderne Bots wirklich helfen

Klar: Chatbots im Kundenservice sind nichts Neues.
Aber viele Unternehmen setzen sie so ein, dass sie eher abschrecken als unterstützen.

Trevia funktioniert anders:

• Sie versteht natürlichsprachliche Anfragen
  
  
• Greift live auf Unternehmensdaten zu
  
  
• Versteht, was der Kunde wirklich meint – nicht nur, was er schreibt
  
  
• Reagiert auf Eskalationen und gibt bei Bedarf an Menschen weiter
  
  
• Arbeitet kontextbasiert – kanalübergreifend und mehrsprachig
  
  

Beispiel:
Ein Kunde beginnt einen Chat, ruft später an, fragt danach per Mail nochmal nach – Trevia kann den Fall inhaltlich konsistent weiterverfolgen.
Sie weiß, was schon passiert ist, welche Infos bereits gegeben wurden – und was noch offen ist.

Genau das ist das Ziel moderner KI Integration im Unternehmen:
Nicht möglichst viel Technik – sondern möglichst reibungslose Abläufe.

Fazit – KI Integration im Unternehmen beginnt nicht mit Tools, sondern mit Klarheit

Das Gespräch mit Ingo Köhler zeigt eindrücklich:
Die Diskussion über KI ist oft viel zu technisch.
Dabei sind es ganz andere Fragen, die über Erfolg oder Scheitern entscheiden.

Zum Beispiel:

• Weißt Du überhaupt, welche Prozesse sich für KI eignen – und welche nicht?
  
  
• Sind Deine Daten aktuell, zugänglich und sauber genug, um automatisiert verarbeitet zu werden?
  
  
• Gibt es Schnittstellen zwischen Deinen Systemen – oder lebt jede Abteilung in ihrer eigenen Softwarewelt?
  
  
• Versteht Dein Team überhaupt, wofür eine KI im Alltag wirklich hilfreich sein kann?
  
  

KI Integration im Unternehmen ist kein Digitalisierungs-Buzzword, sondern eine echte Veränderung im Denken.
Und sie funktioniert nur, wenn Unternehmen bereit sind, vorher aufzuräumen.

Die wichtigsten Takeaways aus der Folge

• Chaos + KI = schnelleres Chaos
  Wer ohne Datenstruktur und Prozessklarheit startet, beschleunigt nur bestehende Fehler.
  
  
• Datenqualität ist der Schlüssel
  KI kann viel – aber sie kann nichts tun, wenn die Datenlage fehlerhaft oder unvollständig ist.
  
  
• Startpunkt ist nicht die Software, sondern ein ehrlicher Workshop
  Wer verstehen will, wie KI helfen kann, muss zuerst verstehen, wie das eigene Unternehmen funktioniert.
  
  
• Prozesse vor Technik
  Erst wenn klar ist, wie etwas laufen soll, kann entschieden werden, ob und wie es automatisiert werden kann.
  
  
• Gute KI ist fast unsichtbar – weil sie einfach funktioniert
  Ob intern oder im Kundenkontakt: Wenn es reibungslos läuft, denkt niemand mehr darüber nach, dass gerade ein Bot geholfen hat.
  
  

Wenn Du also aktuell vor der Frage stehst, wie Du KI bei Dir im Unternehmen integrieren kannst – starte nicht mit einem Tool.

Starte mit Klarheit.

Und wenn Du hören willst, wie Ingo Köhler das Thema bei Trevi AI praktisch denkt, umsetzt und erklärt:
Hör in die Podcastfolge rein. Es lohnt sich.